会社概要やお問い合わせのページにメールアドレスを載せているホームページは多いですが、載せたメールアドレスは自動で集められ、迷惑メールが届く原因になります。
この記事では、ホームページにメールアドレスを載せると起きる問題と、メールアドレスを出さないための注意点を解説し、メールアドレスを削除して迷惑メールが届かなくなった当社の事例も紹介します。
ホームページにメールアドレスを載せると起きる問題
ホームページに載せたメールアドレスは、問い合わせをしたいユーザーだけでなく、ホームページを自動で巡回するプログラムにも読み取られます。メールアドレスを載せることで起きる主な問題は次のとおりです。
迷惑メールや営業メールが届きやすくなる
インターネット上には、ホームページを自動で巡回してメールアドレスを集めるプログラムがあります。
集められたメールアドレスは迷惑メールの送信先リストに加えられ、ほかの業者に売られることもあります。一度リストに入ったメールアドレスには、ホームページから削除した後も迷惑メールが届き続けます。また、会社概要などに載っているメールアドレスを見て、広告や集客サービス、人材紹介などの営業メールを送ってくる会社もあります。
迷惑メールや営業メールが増えると、注文や問い合わせのメールが埋もれてしまい、確認に手間がかかったり、返信が遅れたりします。
ウイルスが添付されたメールや詐欺メールが届きやすくなる
ホームページから集められたメールアドレスには、ウイルスが入ったファイルを添付したメールや、取引先や銀行を装ってパスワードなどを入力させようとする詐欺メールが届きます。
企業向けには、請求書や見積書、注文書を装ったメールが送られてくることが多く、普段の業務で受け取るメールと見分けにくいものもあります。添付ファイルを開いたり、メール内のリンクからパスワードを入力したりすると、社内のパソコンがウイルスに感染したり、ホームページやメールの管理画面に不正にログインされたりする恐れがあります。
受付のメールアドレスは複数の社員で確認している会社も多く、1人が誤って開いただけで被害が社内に広がることもあります。
問い合わせに必要な情報がそろわない
ホームページに載っているメールアドレスに直接問い合わせるユーザーは、本文を自分で考えて送ります。
そのため、会社名や電話番号、相談したい内容、希望する時期など、返信に必要な情報が書かれていないメールが届くことがあります。ECサイトでは、注文番号や購入した商品が書かれていないと、どの注文の問い合わせかを調べるだけで時間がかかります。
足りない情報を聞き返すやり取りが増えるほど返信までの時間が長くなり、その間にユーザーがほかの会社に問い合わせてしまうこともあります。
ホームページでメールアドレスを出さないための注意点
メールアドレスを出さないためには、ホームページに載せる場所だけでなく、ホームページから送るメールやファイルまで含めて考える必要があります。ホームページ制作の前に確認しておきたい注意点は次のとおりです。
会社概要や特定商取引法に基づく表記にメールアドレスを載せない
会社概要では、住所や電話番号と並べてメールアドレスを載せているホームページがよくあります。
問い合わせの窓口をメールフォームにしていれば、会社概要にメールアドレスを載せる必要はありません。ECサイトの特定商取引法に基づく表記も同じで、表示が求められている事業者の情報は名称、住所、電話番号などです。
メールアドレスはメルマガなどの広告メールを送る場合にそのメールの中に表示するもので、特定商取引法に基づく表記のページに載せる義務はありません。
問い合わせ先を示したい場合は、メールアドレスの代わりにメールフォームへのリンクを置けば十分です。
＠を別の文字に変えたり画像にしたりしても収集は防ぎきれない
メールアドレスを載せたまま迷惑メールを減らす方法として、＠を(at)や★などに置き換えたり、メールアドレスを画像にしたりする方法があります。
しかし、よく使われる置き換えのパターンは収集するプログラムでも読み取れるようになっており、画像にした文字も画像文字を読み取る技術で拾われます。手間をかけて載せても迷惑メールを完全に止めることはできません。
ユーザーにとっては、メールアドレスをコピーできず自分で打ち直す必要があるので、入力ミスで問い合わせが届かない原因にもなります。
問い合わせはメールフォームで受ける
問い合わせの窓口をメールフォームにすると、メールアドレスを載せずに問い合わせを受けられます。
メールフォームの送信先のメールアドレスはプログラムの中で設定するので、ページを見ても分かりません。会社名や電話番号、相談したい内容などの項目を用意できるので、返信に必要な情報をそろえて受け取れる点もメリットです。
図面や写真などのファイルを受け取りたい場合は、メールフォームで連絡を受けてから、こちらから送る返信のメールでやり取りを始めればホームページにメールアドレスを載せずに済みます。メールフォームへのプログラムによる自動の送信は、reCAPTCHAなどで減らせます。
自動で送るメールは送信専用のアドレスから送る
メールフォームの自動返信メールやECサイトの注文確認メールを受付のメールアドレスから送ると、フォームから送信するだけで誰でもメールアドレスを知ることができます。
収集するプログラムがメールフォームに自動で送信して、返ってきたメールからメールアドレスを集めることもあります。自動で送るメールは返信を受け付けない送信専用のメールアドレスから送り、本文にも受付のメールアドレスを書かないようにします。問い合わせ先は、メールフォームへのリンクや電話番号で案内すれば足ります。
お客様と個別にやり取りを始めた後は受付のメールアドレスで返信するので、メールアドレスを完全に隠すことはできませんが、自動で集められる場所には出さない形にできます。
PDFやページのソースにメールアドレスが残っていないか確認する
画面に表示していなくても、ページのソースにメールアドレスへのリンクやメモが残っていると、収集するプログラムに読み取られます。会社案内や申込書などのPDFに書かれたメールアドレスも同じように読み取られます。
リニューアルでは、以前のホームページで使っていたPDFやページのファイルをサーバーから削除しているかの確認が必要です。新しいホームページに載せていなくても、ファイルがサーバーに残っていればURLから開けるうえ、検索結果に表示されることもあり、書かれたメールアドレスを読み取られます。
当社が制作したホームページでメールアドレスを削除した効果
当社が制作したお客様のECサイトでは、受付のメールアドレスをメールフォームのページ、お客様に送るメールの本文、特定商取引法に基づく表記、会社概要に載せていました。ホームページのページだけでなく、注文や問い合わせのたびに送るメールにもメールアドレスが書かれていたので、誰でもメールアドレスを知ることができる状態でした。
その結果、迷惑メールが大量に届くようになり、注文や問い合わせなど大事なメールを見逃す恐れが出てきました。
そこで、受付のメールアドレスを新しいものに変更し、メールフォームのページ、メールの本文、特定商取引法に基づく表記、会社概要のすべてからメールアドレスを削除しました。
すでに知られているメールアドレスは、ホームページから削除しても迷惑メールが届き続けるので、メールアドレスそのものを変えています。あわせて、カートなどのフォームから自動で送るメールには送信専用のメールアドレスを使うようにし、新しい受付のメールアドレスがホームページやメールから知られない形にしました。
メールアドレスを変更してから1年以上たちますが、現在は迷惑メールが一切届いていません。受付のメールアドレスには必要なメールだけが届くようになり、注文や問い合わせを見逃す心配もなくなりました。
まとめ
ホームページにメールアドレスを載せると、迷惑メールや詐欺メールが届きやすくなります。問い合わせはメールフォームで受け、ホームページや自動で送るメールにメールアドレスを出さない形にするのが安全です。
当社のホームページ制作では、メールアドレスを載せず、問い合わせはメールフォームで受ける形で制作しています。今のホームページで迷惑メールに困っている場合は、リニューアルに合わせてメールアドレスを出さない形をご提案します。
ホームページの新規制作やリニューアルをお考えの際は、お気軽にご相談ください。御社の状況をヒアリングしたうえで、問い合わせの受け方も含めてご提案します。
