ホームページ制作を依頼したいものの、社内に専任の担当者がおらず、通常業務と兼任で進められるか不安に感じる企業は少なくありません。
この記事では、ホームページ制作を担当者1人の兼任で進めるときに決めておく社内体制を解説し、当社が兼任の担当者と進める方法も紹介します。
中小企業のホームページ制作では担当者1人の兼任が当たり前
中小企業では、ホームページ制作のために専任のWeb担当者を置く余裕がないことが多く、総務や経理、営業などの業務と兼任で担当者を務めるのが一般的です。会社によっては、社長自身がホームページ制作の担当者になるケースもあります。
制作会社にホームページ制作を依頼した場合、担当者の主な仕事は、原稿作成や画像の手配、デザインの確認、公開前の最終確認です。コーディングやサーバーの設定といった専門的な作業は制作会社が行うので、担当者にWebの専門知識は求められません。
中でも原稿作成や画像の手配は、会社の強みやサービス内容を文章にまとめたり、社内で写真を集めたり、撮影の日程を調整したりと、大変な労力が必要です。通常業務と並行して進めると負担は大きくなりますが、兼任でこなせないことはなく、実際に多くの中小企業が担当者1人の兼任でホームページ制作を進めています。
ただし、ホームページ制作全体を担当者1人に任せきりにすると、確認や判断が担当者のところで止まり、制作が遅れる原因になります。兼任の担当者が無理なく進めるには、社内でサポートする体制が必要です。
ホームページ制作を担当者1人で進めるときに決めておく社内体制
担当者1人の兼任でホームページ制作を進めるには、担当者に何を任せ、社内で誰が支えるかを決めておく必要があります。ここでは、制作会社に依頼する前に決めておきたい社内体制を紹介します。
最終的に判断する決裁者を決める
ホームページは取引先や求職者など多くの人が目にする会社の顔なので、最終的な判断は社長や役員など、会社として決定できる人が行うのが基本です。決裁者が決まっていないと、担当者がデザイン案や原稿を確認して進めたあとに役員から意見が出て、修正をやり直すことになりがちです。
修正が重なるとホームページ制作のスケジュールが延び、社内の意見をまとめる担当者の負担も大きくなります。決裁者は1人に絞り、ホームページ制作の最終的な判断は決裁者が行うと社内で共有しておくと、担当者が意見の調整に追われずに済みます。
担当者自身が決定できる範囲を定める
ホームページ制作のすべての判断を決裁者に確認していると、決裁者の予定が空くまで制作が止まってしまいます。兼任の担当者が通常業務の合間に進めるには、担当者が自分で決めてよい範囲をあらかじめ定めておくことが大切です。
たとえば、文章の細かな言い回しや写真の差し替えなどは担当者が判断し、ホームページの方向性やデザインなどは決裁者が判断するという分け方があります。
範囲が決まっていれば、担当者は迷わずに制作会社へ返答でき、やり取りもスムーズになります。
原稿作成や画像収集をサポートしてくれる人を決める
原稿作成や画像収集は、担当者1人では集めきれない情報が多い作業です。サービスの詳しい内容は営業や現場のスタッフ、会社の沿革や数字は総務や経理など、それぞれの部署の協力が欠かせません。
部署ごとに原稿の内容を確認してくれる人や写真を用意してくれる人を決めておくと、担当者が何度も社内に声をかけて回る手間が減ります。協力してくれる人には、ホームページ制作の目的や締め切りを伝えておくと、通常業務の合間でも優先して動いてもらいやすくなります。
当社が兼任の担当者1人とホームページ制作を進める方法
当社では、兼任の担当者1人とホームページ制作を進めるとき、担当者の負担をできるだけ減らせるように進め方を工夫しています。
決裁者の確認が必要なフェーズを明確にする
当社では、ホームページ制作を始める段階で、どのフェーズで決裁者の確認が必要かをお客様と明確にしています。
サイト構成やデザイン案、公開前など、ホームページの方向性や会社としての判断に関わるフェーズでは決裁者に確認してもらい、それ以外のフェーズは担当者の確認で進めます。決裁者の確認が必要なフェーズが事前に分かっていれば、担当者は決裁者の予定を早めに押さえられ、確認待ちでホームページ制作が止まることを防げます。
お客様への確認依頼の連絡は早めに行う
兼任の担当者は通常業務を抱えているので、急に確認をお願いしても、すぐには時間を取れないことがあります。
当社では、デザイン案の提出や原稿の確認などの予定が決まった時点で、いつ何を確認してほしいかを早めにお客様へ連絡しています。確認してほしい内容と期限が事前に分かれば、担当者は通常業務の予定を調整しやすくなり、決裁者への確認が必要な場面でも社内の段取りを組む時間が取れます。
原稿作成や画像収集をサポートする
原稿作成や画像収集は、兼任の担当者にとって最も負担が大きい作業です。当社では、打ち合わせでお聞きした内容や会社案内などの資料をもとに原稿を作成し、担当者には掲載内容に間違いがないかの確認をお願いしています。写真の撮影が必要な場合は、カメラマンの手配にも対応しています。
担当者が1から文章を考えたり、写真を集めたりする手間が減るので、通常業務と並行してもホームページ制作を進めやすくなります。
最終確認では普段利用しているPCとスマホのブラウザだけで確認してもらう
公開前の最終確認では、本来はさまざまなブラウザや端末で表示を確認する必要があります。
当社では、複数のブラウザや端末での表示確認は当社で行い、担当者には普段利用しているPCとスマホのブラウザだけで確認してもらっています。表示の崩れを細かく調べる作業がなくなるので、担当者は文章の誤りや掲載内容の間違いがないかの確認に集中できます。
まとめ
中小企業のホームページ制作は、担当者1人の兼任でも進められます。大切なのは、担当者に任せきりにせず、社内で支える体制を決めておくことです。
当社では、ホームページ制作のご相談の段階で、御社の社内体制や担当者の業務の状況をお聞きしています。そのうえで、決裁者の確認が必要なフェーズや原稿作成のサポートなど、兼任の担当者でも無理なく進められる進め方をご提案します。担当者は通常業務と並行しながら、ホームページの公開まで進められます。
社内に専任の担当者がいない、兼任でホームページ制作を進められるか不安といったお悩みがあれば、お気軽にご相談ください。
