今のホームページを作った制作会社が保守を行っていない、対応に不満があるなどの理由で、保守だけを別の制作会社に依頼したいと考える企業は少なくありません。ただし、名義や管理情報、契約内容を確認しないまま依頼すると、引き継ぎでトラブルになることがあります。
この記事では、他社で制作したホームページの保守だけを別の会社に依頼する時の注意点と、保守より作り直したほうがよいケースを解説し、当社が保守を依頼された時の進め方も紹介します。
他社で制作したホームページの保守だけを別の会社に依頼することは可能
他社で制作したホームページの保守だけを、別の会社に依頼することは基本的に可能です。
中小企業のホームページの多くはWordPressで制作されており、WordPressやプラグイン、PHPのバージョンアップといった保守の作業は、WordPressを扱っている制作会社であればどこでも対応できる内容です。ホームページを制作した会社と保守を行う会社が同じである必要はなく、保守だけを受け付けている制作会社も多くあります。
保守だけを別の会社に依頼したいと考えるきっかけはさまざまです。たとえば、ホームページを作った制作会社が公開後の保守を行っていない、廃業や担当者の退職で連絡が取りにくくなった、不具合を相談しても対応が遅いといったケースがあります。保守の月額費用に対して作業内容が見合っていないと感じて、依頼先を見直す企業もあります。
ただし、他社で制作したホームページは、作った会社と保守を行う会社が異なるため、依頼する前に確認しておくことがあります。確認が足りないまま依頼すると、引き継ぎに時間がかかったり、保守を始めてから思わぬ費用が発生したりすることがあります。
他社で制作したホームページの保守だけを別の会社に依頼する時の注意点
他社で制作したホームページの保守だけを別の会社に依頼する時は、今の制作会社と新しく保守を依頼する会社の間で、引き継ぎに必要な準備があります。依頼する前に確認しておく内容を紹介します。
サーバーやドメインが今の制作会社の名義になっていないか確認する
最初に確認するのは、レンタルサーバーやドメインの契約者が誰になっているかです。
ホームページを作った制作会社がサーバーやドメインをまとめて契約し、利用料を制作費や保守費に含めて請求しているケースは少なくありません。この状態で保守だけを別の会社に移すと、今の制作会社との契約が終わった時点でサーバーやドメインの更新が止まり、ホームページが表示されなくなったりメールが使えなくなったりする恐れがあります。
毎月や毎年の請求書にサーバー代やドメイン代が含まれていれば、今の制作会社の名義になっている可能性が高いと判断できます。名義が今の制作会社になっていた場合は、御社の名義への変更や、御社で契約したサーバーへの移行を今の制作会社に依頼する必要があり、手続きに時間や費用がかかることもあります。
IDやパスワードなどの管理情報を今の制作会社から受け取る
新しく保守を依頼する制作会社が作業を行うには、WordPressの管理画面、レンタルサーバーのサーバーパネル、FTP、データベース、ドメインの管理画面などのIDやパスワードが必要です。これらの管理情報は今の制作会社だけが持っていて、御社では把握していないことがよくあります。
管理情報を受け取る時は、口頭ではなくメールや書面でまとめてもらうと、抜けや聞き間違いを防げます。受け取った後は、今の制作会社との契約が終わる前に、実際にログインできるかを確認しておくことが大切です。契約が終わってからログインできないと分かると、今の制作会社に改めて問い合わせることになり、引き継ぎが止まってしまいます。
ホームページの著作権や修正してよい範囲を契約書で確認する
ホームページのデザインやプログラムの著作権は、契約で譲渡されていない限り、制作した会社に残っていることがあります。契約書に、ほかの会社による修正を認めない内容や、修正する場合は制作会社の許可が必要といった条件が書かれていると、新しく保守を依頼する会社が自由に手を入れられません。
保守の作業はバージョンアップが中心ですが、不具合の修正や表示の調整でホームページの中身を触ることもあります。契約書で著作権の扱いと修正してよい範囲を確認し、はっきりしない場合は、別の会社に保守を依頼してよいかを今の制作会社に確認しておくと、後から問題になるのを防げます。
今の制作会社との保守契約を解約する時期を決める
今の制作会社との保守契約は、新しい会社との保守契約の開始に合わせて解約する時期を決めます。
先に解約してしまうと、新しい会社が保守を始めるまでの間、誰もホームページを見ていない期間ができます。その間にWordPressやプラグインの脆弱性が見つかっても対応できず、改ざんなどの被害につながる恐れがあります。
反対に、解約が遅れると、2つの会社に保守費用を支払う期間が長くなります。保守契約には、解約する1ヶ月前や3ヶ月前までに申し出るといった条件が付いていることが多いため、契約書で解約の申し出の期限を確認し、管理情報の引き継ぎが終わる時期と合わせて解約日を決めます。
引き継ぐ前からある不具合をどちらの会社が対応するか決めておく
他社で制作したホームページには、引き継ぐ時点ですでに不具合が残っていることがあります。たとえば、スマホで一部のレイアウトが崩れている、問い合わせフォームからメールが届かないことがある、更新が止まったプラグインが使われているといった状態です。
こうした不具合を新しく保守を依頼する会社が直す場合、保守の範囲外として別途費用がかかることが一般的です。保守を始めてから不具合が見つかると、いつから起きていたのか、どちらの会社が対応するのかで話がこじれやすくなります。
引き継ぐ前に、今気づいている不具合を新しい会社に伝え、今の制作会社に直してもらうのか、新しい会社に費用を払って直してもらうのかを決めておくと、保守を始めてからのトラブルを防げます。
保守だけを別の会社に依頼するよりホームページを作り直したほうがよいケース
保守だけを別の制作会社に依頼しても、ホームページの状態によっては保守の費用や手間に見合わないことがあります。保守を続けるより、ホームページを作り直したほうがよいケースを紹介します。
WordPressやPHPのバージョンが古くバージョンアップに大きな費用がかかる
長い間バージョンアップをしていないホームページは、WordPressやPHPのバージョンが最新から大きく離れています。この状態で保守を始めると、最初に何段階ものバージョンアップが必要になり、新しいPHPに対応していないプラグインの入れ替えや、更新が止まったプラグインの代わりの機能の作り直しまで発生します。
最初のバージョンアップにかかる費用が、ホームページを作り直す費用に近くなることも珍しくありません。保守を引き受ける会社がホームページを確認した結果、バージョンアップに大きな費用がかかると分かった場合は、その費用を作り直しに回したほうが、新しい状態で保守を始められます。
WordPressの作りが複雑でバージョンアップするとレイアウトが崩れる可能性が高い
WordPressやPHPのバージョンが新しくても、ホームページの作りによってはバージョンアップのたびにレイアウトが崩れることがあります。たとえば、テーマに独自のカスタマイズが大量に入っている、多くのプラグインを組み合わせて機能を作っている、ページごとに作り方がばらばらになっているといったホームページです。
このような作りだと、バージョンアップのたびに表示の確認と修正が必要になり、保守の月額費用が高くなります。修正を前提にした保守を続けるより、バージョンアップしても崩れにくい作りでホームページを作り直したほうが、長い目で見て保守の負担を抑えられます。
制作会社独自のCMSやプログラムで作られていてほかの会社では対応できない
ホームページがWordPressではなく、制作会社が独自に開発したCMSやプログラムで作られている場合、保守だけを別の会社に依頼するのは難しくなります。独自のCMSは仕様が公開されておらず、作った会社以外では更新の方法や不具合の原因が分かりません。
サーバーを移すことができず、今の制作会社との契約をやめるとホームページ自体が使えなくなる仕組みになっていることもあります。今の制作会社から離れたい場合は、保守の引き継ぎではなく、WordPressなどほかの会社でも扱える仕組みでホームページを作り直す必要があります。
デザインや作りが古く保守を続けても集客につながらない
保守はホームページを安全に動かし続けるためのもので、問い合わせや売上を増やすものではありません。スマホで見づらい、問い合わせまでの導線が分かりにくい、掲載内容が今の事業と合っていないといったホームページは、保守を続けても集客の成果は変わりません。
保守の費用を毎月払い続けながら成果が出ない状態が続くなら、作り直して集客できるホームページにし、そのうえで保守を依頼したほうが費用を有効に使えます。保守だけを別の会社に依頼する前に、今のホームページが集客の役に立っているかを振り返ることが大切です。
当社が他社で制作したホームページの保守を依頼された時の進め方
当社では、他社で制作したホームページの保守のご相談をいただいたら、まずホームページと管理画面の確認を行います。
WordPressやPHP、プラグインのバージョン、使われているテーマやプラグインの種類などを見て、保守を行うにあたって問題がないかを確認します。具体的には、WordPressやプラグインをバージョンアップした時にレイアウトが崩れる可能性はないかを検討します。
確認の結果、バージョンアップで大きな修正が発生せず、保守の月額費用が高くならないと判断できた場合は、保守契約をお受けします。一方で、レイアウトが崩れる可能性が高いと判断した場合は、そのまま保守を引き受けるのではなく、リニューアルをご提案します。バージョンアップのたびに修正を重ねる保守では、お客様の費用負担が大きくなり続けてしまいます。
当社の保守の提供範囲は、お客様の要望に合わせて自由に決めていただけます。多いのは、WordPressやプラグイン、PHP、データベースのバージョンアップのみをお任せいただく形です。
サーバーやドメインは、お客様が直接契約することを推奨しています。お客様の名義で契約しておけば、今後保守の依頼先を変える時にも、サーバーやドメインの手続きで困ることがありません。
バックアップは要望があれば当社で行いますが、レンタルサーバー会社のサーバーパネルから簡単に取得できるので、お客様自身で取得していただくことが多いです。
保守の範囲を必要な作業だけに絞れるので、他社で制作したホームページでも、月々の保守費用を抑えながら安全な状態を保てます。
まとめ
他社で制作したホームページの保守だけを別の会社に依頼することは可能ですが、引き継ぐ前にサーバーやドメインの名義、管理情報、契約内容を確認しておくことが大切です。ホームページの状態によっては、保守を続けるより作り直したほうが費用を有効に使えます。
当社では、他社で制作したホームページの保守のご相談をいただいた場合、ホームページの状態を確認したうえで、保守をお受けするかリニューアルをご提案するかを判断しています。今のホームページを保守で使い続けるか、リニューアルして集客できるホームページにするかで迷っている場合も、御社の目的を伺ったうえでご提案しますので、お気軽にご相談ください。
