問い合わせフォームに営業メールばかりが届き、本来の問い合わせが埋もれて困っている企業は少なくありません。問い合わせフォームの営業メールは完全になくすことはできませんが、問い合わせフォームの作り方を工夫すれば減らすことはできます。
このページでは、問い合わせフォームに営業メールが届く理由と、当社がホームページ制作で行っている営業メールを減らす4つの対策を紹介します。営業メール対策で本来の問い合わせを減らさないための注意点も解説しますので、問い合わせフォームの見直しやホームページリニューアルを考えている方は参考にしてください。
問い合わせフォームに営業メールが届く理由
営業する側から見ると、問い合わせフォームには営業メールを送りやすい条件がそろっています。ここでは、問い合わせフォームに営業メールが届く主な理由を紹介します。
テレアポよりも効率が良い
テレアポは1件ずつ電話をかける必要があり、受付で断られることも多く、担当者につながるまでに時間がかかります。
問い合わせフォームなら、相手の営業時間を気にせずに文章を送れ、1件にかかる時間も数分で済みます。さらに、問い合わせフォームから届いた内容は問い合わせとして社内で確認されるので、電話のように受付で止められることがなく、担当者や決裁者の目に触れやすくなります。
営業する側にとっては、少ない手間で多くの企業に提案を届けられる方法として、テレアポの代わりに問い合わせフォームからの営業メールが選ばれています。
検索エンジンで問い合わせフォームのページが探しやすい
多くの企業のホームページには問い合わせフォームのページがあり、ページタイトルや見出しに「お問い合わせ」と入っています。
営業する側は、検索エンジンで【業種名 お問い合わせ】や【地域名 業種名 問い合わせ】のように検索するだけで、送り先にしたい企業の問い合わせフォームのページを簡単に見つけられます。検索結果から問い合わせフォームのページを直接開けるので、トップページからたどる手間もかかりません。
業種や地域で送り先を絞り込めることも、営業する側が問い合わせフォームを狙う理由の1つです。
フォーム営業は代行業者や送信ツールで手軽に行える
問い合わせフォームから営業メールを送ることはフォーム営業と呼ばれ、フォーム営業を請け負う代行業者や、問い合わせフォームへの入力と送信を自動で行う送信ツールがあります。
代行業者に依頼すれば、送り先のリスト作りから文面の作成、送信までを任せられるので、自社で手を動かさずに多くの企業へ営業メールを送れます。送信ツールを使えば、企業のホームページから問い合わせフォームを探し、文面を入力して送信するまでの作業を自動で進められ、短時間で多くの企業に送れます。
どちらも1件数円から利用できるサービスがあり、費用をかけずにフォーム営業を始められる環境が整っていることが、問い合わせフォームに営業メールが届く大きな理由になっています。
問い合わせフォームの営業メールは完全にはなくせない
問い合わせフォームの作り方を工夫しても、営業メールを完全になくすことはできません。対策を考える前になくせない理由を知っておくと、問い合わせフォームでどこまで営業メールを減らせるかの目安が持てます。
問い合わせフォームを公開している限り誰でも送信できる
問い合わせフォームは、お客様が気軽に問い合わせできるように、誰でも入力して送信できる形で公開するものです。送信する人が誰なのかを確かめる仕組みはないので、営業する側もお客様と同じように、問い合わせフォームから営業メールを送れます。
送信できる人を会員や取引先に限れば営業メールは届かなくなりますが、それでは新しいお客様からの問い合わせも受け取れなくなります。問い合わせフォームを公開して新しいお客様からの問い合わせを受け付ける以上、営業メールが届く可能性は必ず残ります。
手作業で送る営業メールはスパム対策では止められない
問い合わせフォームのスパム対策には、reCAPTCHAなど、機械による自動送信を見分けて止める仕組みがあります。
ボットが大量に送る迷惑メールにはスパム対策が効果を発揮しますが、人が手作業で入力して送る営業メールは、お客様からの問い合わせと同じ操作で送られるので見分けがつきません。スパム対策を強くしすぎると、お客様の送信まで止めてしまうおそれもあります。
手作業で送られる営業メールは、スパム対策では止められないものとして考えておく必要があります。
営業お断りの表示を無視して送る会社がある
問い合わせフォームのページに、営業目的の問い合わせを断る表示を載せている企業は多くあります。
営業お断りの表示を見て送信をやめる会社がある一方で、表示を読まずに送る会社や、表示を見たうえで送る会社もあります。営業お断りの表示には送信を止める強制力がないので、表示を無視して送られた営業メールは、そのまま問い合わせフォームに届きます。
営業お断りの表示は営業メールを減らす工夫の1つですが、表示だけで営業メールをなくすことはできません。
当社がホームページ制作で行っている営業メールを減らす問い合わせフォームの作り方
当社では、ホームページ制作で問い合わせフォームを作るときに、営業メールを減らすために次の4つの対策を行っています。
問い合わせフォームのページをnoindexにする
noindexは、ページを検索結果に表示させないための設定です。
問い合わせフォームのページをnoindexにすると、検索エンジンで【業種名 お問い合わせ】のように検索しても問い合わせフォームのページが表示されなくなり、営業する側が検索結果から問い合わせフォームを直接見つけることが難しくなります。
問い合わせフォームのページは、検索エンジンからお客様を集めるためのページではありません。お客様はサービスのページや会社案内などを見たうえで問い合わせフォームに進むので、noindexにしてもホームページの成果への影響はほぼありません。
営業メールを送る側に見つけにくくする対策として、当社ではホームページ制作のときに問い合わせフォームのページをnoindexに設定しています。
営業メール専用のフォームを用意して問い合わせフォームのページ上部にリンクを置く
営業メールを完全になくせない以上、営業メールの送り先を問い合わせフォームとは別に用意するのも1つの方法です。
当社では、お客様用の問い合わせフォームとは別に営業メール専用のフォームを用意してもらい、問い合わせフォームのページの上部に、営業目的の方は専用のフォームから送るよう案内するリンクを置いています。
営業メール専用のフォームまで当社で作ると制作費がかかるので、お客様にGoogleフォームで作ってもらっています。Googleフォームは無料で使え、項目の追加や変更もお客様自身で行えるので、営業メール専用のフォームには十分です。
問い合わせフォームのページを開いた営業担当者が最初に目にする位置に案内があれば、営業メール専用のフォームから送ってもらえる可能性が高まります。
営業メールが専用のフォームに分かれると、お客様からの問い合わせだけを優先して確認でき、営業メールは手が空いたときにまとめて確認できます。届いた営業の中に自社に役立つ提案があっても見落とさずに済むので、営業メールをすべて断るよりも扱いやすくなります。
問い合わせ項目のラジオボタンには自社のビジネスに関する内容だけを載せる
問い合わせフォームには、問い合わせの内容を選ぶラジオボタンを設置し、選択肢には自社のビジネスに関する内容だけを載せています。
製造業なら、製品について、見積もりの依頼、加工の相談のように、お客様が問い合わせる内容だけを選択肢にし、その他のように何でも選べる選択肢は置きません。営業メールを送ろうとした人は当てはまる選択肢がないので、送るのをためらいやすくなります。お客様にとっても、問い合わせの内容を選ぶだけで用件が伝わるので、問い合わせの文章を考える手間が減ります。
問い合わせを受ける側も、届いた時点で用件が分かるので、担当者への振り分けがしやすくなります。
送信ボタンの上に営業ではないことを確認するチェックボックスを置く
問い合わせフォームの送信ボタンの上に、営業目的の送信ではないことを確認するチェックボックスを置き、チェックを入れないと送信できないようにしています。
問い合わせフォームのページに営業お断りの文章を載せるだけでは読み飛ばされることがありますが、チェックボックスにすると、送信する人は内容を読んで自分でチェックを入れる必要があります。
営業メールを送ろうとした人は、営業ではないと自分で認めたうえで送ることになるので、送信を思いとどまりやすくなります。また、送信ツールの中には、営業を断る文言がある問い合わせフォームを送信先から外す機能を持つものもあり、送信ツールによる営業メールを減らすことも見込めます。
営業メール対策で本来の問い合わせを減らさないための注意点
営業メール対策は、やり方を間違えるとお客様からの本来の問い合わせまで減らしてしまいます。ここでは、当社が営業メール対策を行うときに気をつけていることを紹介します。
営業メール専用のフォームを本来の問い合わせと間違えさせない
営業メール専用のフォームへのリンクが目立ちすぎると、お客様が問い合わせフォームと間違えて、営業メール専用のフォームから問い合わせを送ってしまうことがあります。
営業メール専用のフォームに届いた内容は確認が後回しになりやすく、お客様への返信が遅れる原因になります。リンクの文言は、こちらから、のようなあいまいな表現にせず、営業目的の方専用のフォームであることがひと目で分かるようにします。
リンクは問い合わせフォームの入力欄よりも小さく控えめに置き、お客様が迷わず問い合わせフォームに入力できるようにすることが大切です。
チェックボックスの文言で問い合わせをする人を不快にさせない
営業ではないことを確認するチェックボックスは、文言が強すぎると、問い合わせをするお客様が自分まで営業を疑われているように感じてしまいます。
営業メールを送った場合の対応を厳しく書いたり、命令するような言い方をしたりすると、お客様が問い合わせをためらう原因になります。チェックボックスの文言は、営業目的の送信ではないことを確認する短い一文にとどめ、丁寧な言い方にします。
取引の相談や見積もりの依頼まで営業と受け取られないよう、何を営業として断っているのかが分かる書き方にすることも大切です。
noindexにしても問い合わせフォームのページへの導線は分かりやすくする
問い合わせフォームのページをnoindexにすると、検索エンジンで社名と問い合わせを組み合わせて検索したお客様も、検索結果から問い合わせフォームのページを直接開けなくなります。
お客様がホームページの中から問い合わせフォームのページを見つけられないと、問い合わせをあきらめてしまうおそれがあります。noindexにするときは、ヘッダーやフッターに問い合わせフォームのページへのリンクを置き、サービスページの最後にも問い合わせへのボタンを置くなど、どのページからでも問い合わせフォームのページに進めるようにします。
検索結果に出ない分、ホームページの中の導線で問い合わせフォームのページへ確実に案内することが必要です。
まとめ
問い合わせフォームの営業メールは完全にはなくせませんが、問い合わせフォームの作り方しだいで減らすことはできます。大切なのは、営業メールを減らすことだけを考えず、お客様からの本来の問い合わせを受け取りやすい形を保つことです。
当社では、ホームページ制作のときに、営業メール対策も含めて問い合わせフォームの作り方を提案しています。問い合わせが営業メールに埋もれて困っている、ホームページのリニューアルで問い合わせフォームも見直したいといった場合は、お気軽にご相談ください。
御社の業種や、お客様からよく届く問い合わせの内容をヒアリングしたうえで、御社のお客様が問い合わせしやすいホームページをご提案します。
