問い合わせフォームの迷惑メール対策！悪質なスパムを減らす方法
毎日届く大量の迷惑メールは、担当者の業務時間を奪う厄介な存在です。しかし、スパムを防ごうと入力制限を厳しくしすぎると、本来のお客様まで離脱するリスクを伴うため注意しなければなりません。
本記事では、悪質な自動スパムと手作業の営業メールの違いを踏まえ、本当の反響を逃さず不要な通知だけを激減させる対策法を解説します。適切な防衛策を行い、毎日の無駄な仕分け作業をなくすための参考にしてください。
目次
迷惑メールとスパムメールは別のもの
迷惑メールとスパムメールは同じような意味で使われがちですが、厳密には少し異なります。正しい対策を立てるためにも、まずはこの違いを把握しておきましょう。
迷惑メールとは、受信者がいらないや迷惑だと感じる不要なメール全般を指す大きな枠組みです。ここには、人間が手作業で1件ずつ送ってくるしつこい営業や売り込みなども含まれます。
一方でスパムメールとは、迷惑メールの中でも、悪質な業者がプログラム（ボット）を悪用して、無差別に・大量に・自動で送りつけてくるメールを指します。
つまり、スパムメールは迷惑メールの一部に過ぎません。問い合わせフォームに届く厄介なメールは、大きく分けて人間による手動の営業とプログラムによる自動送信の2種類が存在します。相手の手口が全く違うため、両方をしっかり防ぐには、それぞれの性質に合わせた別々のアプローチが必要になります。
自動のスパムメールを減らす対策方法
プログラムによって機械的に送りつけられるスパムメールには、システム側で自動判定する仕組みを導入するのが効率的です。ここでは、ユーザーの利便性を損なわずに、悪質なボットのアクセスを遮断する対策方法を解説します。
reCAPTCHAを導入する
Googleが提供するreCAPTCHAは、世界中で利用されている強力なツールです。
最新のv3であれば、かつてのような画像選択の手間をお客様に強いることなく、サイト内での動きをAIが分析して人間かボットかを自動で判別します。高い精度を誇りながら、お客様に面倒な手間をかけさせない点が大きな強みといえます。
WordPressならプラグインのAkismetを活用する
WordPressでホームページを制作している場合、プラグインのAkismetが重宝します。
過去にスパムと判定された膨大なデータと照合を行い、フォームからの送信内容をリアルタイムで精査可能です。プラグインを有効化するだけで、手軽に高度なフィルタリング機能を実装できます。
海外のIPアドレスを遮断する
ターゲットが国内市場に限定されているなら、海外のIPアドレスを一律で遮断するのは非常に合理的な手段です。自動送信されるスパムメールの多くは海外サーバーを経由しているため、日本国外のIPアドレスからの送信をブロックするだけで、スパムメールの大部分をカットできます。
主要なレンタルサーバーであれば、管理画面からボタン一つで設定できることが多く、専門的な知識や複雑な作業は必要ありません。導入のハードルが低いうえに効果が目に見えて現れるため、真っ先に検討したい手法の一つです。
送信完了の前に確認画面を挟む
入力内容を一度確認させる確認画面の設置は、日本国内では馴染み深い仕様ですが、実はスパム対策としても機能します。
多くの自動送信ボットは、1ページ完結型のフォームを想定して機械的にデータを送りつけます。確認画面というもう1ステップがあるだけで、送信を断念させることが可能です。
ひらがなが含まれない送信をエラーにする
海外ボットによるスパムメールは、英文や記号のみで構成されているケースがほとんどです。
これを利用し、メッセージ本文にひらがなが1文字も含まれていない場合にエラーを出す設定が有効です。国内のお客様であれば必ずひらがなを含めた文章を入力するため、利便性を損なうことなく海外スパムを排除できます。
人間には見えない隠し項目を設置する
人間には見えない隠し項目を設定するハニーポットも効果的です。
フォームの中にCSSで見えなくしたダミーの入力項目を設置しておき、そこに1文字でも入力されていたら送信不可にする設定を加えます。画面の裏側を読み取って全項目を埋めようとするボットの習性を逆手に取った対策です。
手動で送られてくる迷惑メールの対策方法
機械的なスパムとは異なり、人が手動で送る営業メールはシステムだけでは防ぎきれません。しかし、心理的なハードルを設けたり、受け皿を工夫したりするなどの対策を講じることで、大切な問い合わせが埋もれない環境を作れます。
営業専用の受付フォームを別に用意して導線を分ける
営業活動も一つの接点ではありますが、本来の顧客対応を阻害しては意味がありません。
あらかじめ営業・提案専用フォームを別に設けて案内することで、メインのフォームに届く不要なメールを物理的に分離できます。通知先のメールアドレス自体を分けておけば、毎日の仕分け作業によるストレスは大幅に軽減されるはずです。
フォーム上部に営業お断りの注意書きを明記する
フォームの上部に「営業目的の送信はご遠慮ください」と一筆添えるだけでも、一定の抑止力が働きます。
モラルのある企業であれば、明確な拒絶の意思表示がある場所への送信を控えるため、強引な売り込みを未然に防ぐ効果が期待できるでしょう。目立つ場所に配置し、まずは意思を示すことが重要です。
送信前に営業目的ではないの同意チェックを必須にする
「営業目的の送信ではないことを確認しました」というチェック項目を必須にする手法も有効です。
送信ボタンを押す直前に、自分の行為がホームページのルールに抵触していないか改めて確認を求めます。単なる作業として送りようとする相手に対し、明確な意思表示を強いることで心理的なブレーキをかけ、安易な売り込みを思いとどまらせる効果があります。
単発のご契約で迷惑メールを減らすご提案をいたします
本記事で紹介した対策をすべて自力で行うには、専門的な知識や検証の手間が必要になります。万が一、設定に不備があると本来のお客様からの連絡が届かなくなってしまうリスクも無視できません。
そこで、手軽に状況を改善したいお客様向けに、単発のご契約で必要な設定を代行するサービスをご用意しました。御社のフォームの仕様に合わせて最適な防衛策を組み合わせ、不要な通知に悩まされない環境を構築します。
毎日の無駄な仕分け作業から解放され、本来の事業活動に専念できるようサポートいたします。まずは現状の困りごとをご相談ください。
まとめ
お問い合わせフォームから届く大量の不要なメールは、単に目障りなだけでなく、対応にあたる方の貴重な時間を奪い続けます。プログラムによる自動送信にはシステムでの防御を、人による手動営業には心理的なハードルを設けるといった、それぞれの性質に合わせた対策が欠かせません。
全てのメールを完全に遮断することは難しくても、適切な防衛策を組み合わせることで、本来届くべき大切なお客様からのお問い合わせを埋もれさせることなく、管理の負担を最小限に抑えられます。
日々の仕分け作業にストレスを感じているのであれば、これを機にフォームの仕様を見直してみてはいかがでしょうか。快適な運用環境を整えることで、より成果に直結する業務へ注力できるようになります。
