ホームページの原稿には、社員の個人情報や取引先の名前など、載せない方がいい情報が気づかないうちに入っていることがあります。公開した後に気づいても、検索結果や他のホームページに残って消しきれない場合もあります。
この記事では、ホームページに載せない方がいい情報を種類ごとに解説し、当社がホームページ制作の原稿で確認していることも紹介します。
ホームページに載せない方がいい情報
ホームページに載せない方がいい情報は、個人情報だけではありません。会社を守るために外に出さない情報や、載せる前に許可や権利の確認が必要な情報もあります。
社員の個人情報
スタッフ紹介ページやブログでは、社員のフルネームに加えて生年月日や出身地、家族構成、休日の過ごし方まで細かく書いてしまうケースがあります。親しみやすさを出すつもりでも、名前と顔写真、住んでいる地域などが組み合わさると本人を特定できるようになり、社員の個人情報はホームページに載せない方がいい情報の代表といえます。
個人の携帯電話番号やメールアドレスを担当者の連絡先として載せるのも避けたい書き方です。営業電話や迷惑メールが本人に直接届くようになり、退職した後もホームページやコピーされたページに残り続けます。連絡先を会社の代表番号や問い合わせフォーム、部署ごとの共通アドレスにしておけば、担当者が変わっても書き換えずに済みます。
社員の情報を載せる場合は、どこまで載せるかを本人に確認し、名前は名字だけにする、趣味は仕事に関係する内容にとどめるなど、本人を特定しにくい書き方にします。
不正アクセスの手がかりになる情報
管理画面へのログインURLや、ログインに使うユーザー名、更新担当者のメールアドレスは、不正アクセスの手がかりになるためホームページに載せない方がいい情報です。更新の手順をそのままお知らせやブログに載せたり、ログインページへのリンクをフッターに置いたりすると、攻撃する側にログインの入口を教えることになります。
社内で使っているシステムの名前やバージョン、セキュリティ対策の内容を詳しく書くのも危険です。会社紹介で使っているソフトやネットワーク環境を紹介することがありますが、古いバージョンや弱点のある製品だと分かれば、その脆弱性を狙った攻撃に使われます。社内の様子を伝える写真に、パソコンの画面や壁に貼ったパスワードのメモが写り込んでいることもあります。
セキュリティへの取り組みを伝えたい場合は、対策をしていることだけを書き、使っている製品や設定の内容までは載せないようにします。
許可を取っていない取引先や顧客の情報
ホームページに載せない方がいい情報として、許可を取っていない取引先や顧客の情報があります。主要取引先の一覧や導入事例は信頼につながる内容ですが、相手によっては取引していることを公表してほしくない場合があります。契約で秘密保持を決めている取引先の名前を載せると、契約違反になるおそれもあります。
個人のお客様の情報は、さらに注意が必要です。施工事例で家の外観と町名まで載せると、どこのお宅か分かってしまいます。お客様の声に名前や年齢、写真を載せる場合も、本人の了承が必要です。
取引先や顧客の情報は、載せる前に掲載してよい範囲を相手に確認し、メールなど記録が残る形で許可をもらっておきます。記録があれば、後から掲載をやめてほしいと言われたときにも、どこまで載せていたかを確かめて対応できます。
権利を確認できていない文章や画像
他のホームページの文章を参考にしたつもりでほぼそのまま使ってしまうと、著作権の侵害になります。検索して見つけた画像や知り合いから借りた写真も、撮った人や作った人の許可がなければ使えず、権利を確認できていない文章や画像はホームページに載せない方がいい情報です。
自社で用意したつもりの素材でも、権利が自社にないことがあります。前のホームページ制作会社が用意した写真や、パンフレット用にカメラマンが撮影した写真は、契約によってはホームページで使えない場合があります。有料素材でも、購入したプランによっては使える媒体や期間が限られます。
新聞や雑誌に載った記事を紹介するときに、紙面の画像をそのまま載せるには発行元の許可が必要です。
権利を侵害した素材を載せると、削除を求められるだけでなく、使用料を請求されることもあります。出どころが分からない文章や画像は使わず、権利を確認できるものだけをホームページに載せるようにします。
社外に出すべきではない社内の情報
商品の原価や仕入れ先、取引先ごとの値引きの条件などは、競合に知られると価格競争で不利になるため、ホームページに載せない方がいい社内の情報です。こだわりを伝えようとして、仕入れ先の名前や製造の工程を細かく書きすぎるケースもあります。
発表前の新商品や出店の予定、社内で決まっていない計画を載せるのも避けたい書き方です。ブログやお知らせで先に書いてしまうと、計画が変わったときに訂正が必要になり、取引先に伝えるより先に情報が出てしまうこともあります。
社内の資料をもとに原稿を作ると、社内向けの数字や言い回しがそのまま残りやすくなります。会社案内や営業資料から原稿を作るときは、社外の人に見せてよい内容かを一つずつ確認してから載せるようにします。
当社がホームページ制作で確認していること
当社では、お客様からいただいた原稿や写真をそのまま載せるのではなく、ホームページに載せない方がいい情報が入っていないかを公開前に確認しています。
原稿の中の個人情報や社内の情報
お預かりした原稿では、社員の個人情報や社内向けの情報が入っていないかを確認しています。スタッフ紹介の原稿に生年月日や家族構成が書かれていたり、会社案内から作った原稿に原価や取引条件が残っていたりする場合は、載せてよい内容かをお客様に確認したうえで、削除や書き換えを提案します。
管理画面のURLや使っているシステムのバージョンなど、不正アクセスの手がかりになる記述も確認の対象です。お客様にとっては普段使っている言葉でも、外から見ると攻撃の手がかりになる情報があり、制作会社の目線で一つずつ確かめています。
原稿作成を当社が担当する場合は、ヒアリングで聞いた内容をすべて載せるのではなく、社外に出してよい内容かを確認してから原稿にしています。
写真や画像に写っている情報
お客様からお預かりした写真は、ホームページに載せる前に写っている内容まで確認しています。社内の写真では、パソコンの画面やホワイトボード、書類、壁の掲示物に顧客名やパスワードなどが写っていないかを見ます。施工事例や店舗の写真では、建物の表札や車のナンバープレート、通りかかった人の顔などが写り込んでいないかを確認します。
写り込みが見つかった場合は、ぼかしやトリミングで見えないように加工するか、別の写真に差し替えるかをお客様と相談して決めます。スマートフォンで撮った写真には撮影場所の位置情報が残っていることがあり、画像を書き出すときに位置情報などのデータを削除してから使っています。
取引先や顧客の掲載許可と文章や画像の権利
取引先の名前や導入事例、お客様の声を載せるときは、掲載の許可を取っているかをお客様に確認しています。許可を取っていない場合は、相手に確認してもらう内容をお伝えし、許可が取れるまでは載せない、または社名を伏せて紹介するなどの方法を提案します。
文章や画像については、出どころをお客様に確認しています。他のホームページから持ってきたように見える文章や、権利が分からない画像があれば、使用を見送るか、当社で文章を作り直したり有料素材に差し替えたりします。前の制作会社やカメラマンが用意した写真は、ホームページで使ってよい契約になっているかを確かめてから使っています。
まとめ
ホームページに載せない方がいい情報は、原稿を作る段階で気づかないうちに入ってしまうことが多く、公開前の確認で防ぐことが大切です。
当社では、ヒアリングで会社のことを伺ったうえで原稿や写真を確認し、ホームページ制作を進めています。社員や取引先の情報、権利の確認が必要な素材も公開前に整理するため、安心して公開できるホームページに仕上がります。
原稿に何を書いてよいか分からない、今のホームページに載せた情報が気になるといったお悩みがあれば、お気軽にご相談ください。
