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メールフォームとは？構成や必要な項目、作り方、注意点を解説
ホームページにメールフォームを設置することで、訪問者は手軽に管理者に連絡することが可能です。
今やホームページ制作でメールフォームを実装することは当たり前の時代になっていますが、メールフォームはメリットだけではなくデメリットもあるので、デメリットを理解してから作ることで、ユーザーが安心して利用できるメールフォームになります。
当ページでは、メールフォームとは何かや、構成、必要な項目、メリット、デメリット、作り方、注意点を解説します。
目次
メールフォームとは
メールフォームとは、ホームページに埋め込まれたフォームにユーザーが必要事項を入力して送信することで、メッセージを管理者に送信することができる仕組みのことを言います。
上記は当サイトのメールフォームになります。
ホームページに設置したメールフォームを利用することで、ユーザーはホームページの管理者にメール送信を行うために、わざわざメーラーを起動しなくても良くなるので、手軽にメッセージの送信が可能です。
メールフォームで送られた内容は、まずはメールサーバーに届けられ、そこから管理者のメーラーに届く仕組みになっています。
そのため、メールフォームの作り方次第で、どのようなスタイルにでも変更することが可能になるので、管理者が利用しやすいメールの形式で受信することが可能になります。
メールフォームの構成
メールフォームの構成は以下になります。
- フォームページ
- 確認画面
- サンクスページ
一般的には、3ページが必要になっていますが、アメリカや日本でも一部の企業では、確認画面がなく、メールフォームの構成が2ページのホームページも目にします。
3ページにするか2ページにするかは、好みで判断をしても良いですが、日本人をターゲットにしたホームページであれば、確認画面があった方が親切のように感じます。
メールフォームに必要な項目
メールフォームで入力してもらう項目は、一般的には企業ごとに異なり、自社がメールを受信した後の営業活動をベースにして定めましょう。
メールフォームの項目が極端に少ないと、営業を行うためには情報が不足しており、メールを受信したあとにユーザーに確認の問い合わせが必要になります。
また、逆にメールフォームの項目が多すぎると、入力するのが面倒くさいと感じられる恐れもあります。
そのため、自社の営業スタイルに合わせて、必要事項だけに限定していき、ユーザーが操作しやすく、メールを受信後の営業活動が行いやすい項目を定めましょう。
最低限必要になる項目は以下になります。
- 氏名 必須
- 氏名（ふりがな）
- 住所
- メールアドレス 必須
- 電話番号
- 内容 必須
このように、自社にとって必要な項目を定めて、ユーザーとしても、ホームページの管理者としても、便利なメールフォームとするために、必須と任意で分けることが一般的です。
メールフォームのメリット
メールフォームを設置するメリットを解説します。
ハードルの低さ
メールフォームを設置することで、メーラーを起動することなく、メッセージを送信することが可能になり、訪問者がコンバージョンを行うハードルを低くすることができます。
ホームページを閲覧している最中にメーラーを起動することは手間になってくるので、そこでメールフォームを導入することで、ユーザーのストレスを大きく削減することができます。
ストレスに感じたユーザーは、離脱をして別のホームページへと移動してしまう可能性が高いです。
さらに電話での問い合わせの場合は、意外とハードルが大きくなっているので、ちょっとした質問や相談だと訪問者は諦めてしまう可能性がありますが、メールフォームであれば訪問者も手軽にメッセージを送信できます。
24時間365日の受付が可能
メールフォームを設置することで、24時間365日受け付けることが可能です。
例えば、電話での問い合わせや商品の発注を行う場合は、ホームページの運営企業の営業日や営業時間にしか対応することができませんが、メールフォームだと担当者がいなくても、メールは届くので、翌営業日の対応が可能です。
間違いの防止
メールフォームを利用することで文章でのやり取りになるので、聞き手が内容を勘違いしてしまうや、話した内容が履歴として残るので、間違いの防止に繋げることができます。
電話でのやりとりだと、どうしても間違いや勘違いが発生してしまうことがあるので、それらを防止できるのもメールフォームのメリットと言えるでしょう。
メールフォームのデメリット
メールフォームを設置するデメリットを解説します。
セキュリティリスク
メールフォームを導入すると、セキュリティリスクが発生します。
例えば、迷惑メールが大量に届くようになり、大切なメールを見落としてしまう可能性も十分にあります。
また、メールフォームで送信した内容がインターネットを通過している最中に、のぞき見をしようと考える悪意のあるユーザーも存在しています。
メールフォームを実装するとこのようなセキュリティリスクが発生するデメリットがあり、適切な対策を講じていかなければ、安全なメールフォームとして活用することができません。
文字でのコミュニケーション
メールフォームは文字だけでのコミュニケーションです。
そのため、文字だけでは伝わりづらい内容の場合は、よく分からないという状況になってしまい、メールを受信後に送信者への確認連絡が必要になる恐れもあります。
この確認連絡は、BtoCのホームページであれば、お客さまと電話ができる時間があると思うので、スムーズに行うことができない可能性もあります。
そのため、これらの対策として、画像やExcelなどをアップロードできる仕組みを実装することで、スムーズなメールの送信が可能になります。
入力の手間
メールフォームは、質問事項が多かったり、項目の作り方が複雑になっていると、入力することが手間と感じるケースもあります。
メールフォームに入力することが手間だと感じたユーザーは、入力を諦めてしまい、ホームページから離脱してしまう可能性があるのです。
つまり、メールフォームの項目を検討する際には、管理者の考えだけではなく、利用するユーザー目線を徹底していく必要があります。
メールフォームの作り方
メールフォームを作る方法として3つを解説します。
メールフォーム作成サービスの利用
メールフォームの作り方として、メールフォーム作成サービスの利用があります。
メールフォーム作成サービスを利用することで、Web言語を知らない方であっても、ドラッグ＆ドロップなど、直感的にメールフォームを作成することが可能になるので、ホームページ制作会社に頼る必要はありません。
また、有料サービスだけではなく、無料のサービスも多くリリースされているので、自社の状況にあったメールフォーム作成サービスを選択することができます。
ただし、無料版のメールフォーム作成サービスは、広告が表示されるので、広告が表示されても良い場合は無料を、そうではない場合は有料のものを利用しましょう。
WordPressならプラグイン
WordPressでホームページを制作していれば、プラグインを利用することによって、メールフォームを作ることができます。
メールフォーム系プラグインには、Contact Form 7やMW WP Formが有名になります。
これらのプラグインをインストールして、少しの初期設定を行うだけで、メールフォームを作ることができるので、WordPressを実装したホームページではプラグインの利用をおすすめします。
HTMLやPHPで作成
メールフォームをHTMLやPHPで作成する方法もあります。
ある程度ホームページ制作の知識がある方であれば、HTMLとCSSでメールフォームページを作成して、PHPでメールの送信と確認画面、サンクスページの表示を行うだけなので、そこまで高いハードルではありません。
しかし、知識がない方だと難易度が高くなるので、別の方法でメールフォームを作ることをおすすめします。
メールフォームの注意点
最後に、メールフォームをホームページに導入する際の注意点を解説します。
SSLは必須
SSLとは暗号化通信のことを言い、メールフォームで送信された内容がインターネットを通過する際に、文字列を暗号化して、管理者にメールが届く際に、通常の文字列に変換させる技術のことを言います。
SSLを実装していないと、メールフォームで送信された内容は、日本語の状態でインターネットを通過するので、悪意のある方が見れば、丸わかりの状態になってしまいます。
昨今では、レンタルサーバー会社が無料のSSLオプションを提供していることもあり、サイト全体をSSLで制作することが一般的になったので、そこまでの意識は不要ですが、メールフォームではSSLが必須と言っても良いでしょう。
プライバリーポリシーが必要になる
メールフォームは個人情報が必要になるのでプライバシーポリシーが必要です。
プライバシーポリシーは個人情報の保護方針のことを言うのですが、ユーザーが自分が送信した内容を管理者がどのように取り扱うのかを明確にすることで、訪問者の信頼性を高めることができ、訪問者は安心してメールフォームを利用することができるようになります。
管理者メールとユーザーメールは必須
メールフォームで送信が完了したら、管理者メールとユーザーメールが必要です。
管理者メールがなければ、メールフォームが利用されたことに気が付きませんし、ユーザーメールがないと、ユーザーはメールフォームを利用したことや、自分が入力した内容を忘れてしまう可能性があります。
ファイル添付機能の注意点
メールフォームに画像やExcelなどのファイルを添付する機能を追加する際には2点の注意点があります。
1点目が、ファイル添付機能はウイルス対策をしっかりと行っておく必要があります。
悪意のあるユーザーが、ウイルスを添付してメールを送信すると、その添付されたファイルを開いたパソコンがウイルス感染してしまう可能性があります。
2点目が、ファイル添付機能を実装すると通常よりも早くサーバー容量が多くなってしまう点です。
昨今のサーバーは容量も大きくなっているとは言え、極端に大きなファイルや毎日大量のファイルが送信されている場合は、すぐにサーバー容量が一杯になってしまいます。
そのため、ファイル添付機能を導入したメールフォームを作る場合には、上記2点を意識して適切な対応を行ったメールフォームとしなくてはなりません。
メールフォームに関連したページを紹介
メールフォームに関連したページを紹介します。
| EFOとは | EFOを駆使してメールフォームを最適化してコンバージョン率を向上 |
| Webサイト制作なら | 最適なメールフォーム作成を行うWebサイト制作ならお任せください |
まとめ
メールフォームとは何かや、構成、必要な項目、メリット、デメリット、作り方、注意点を解説しました。
メールフォームを導入することで、訪問者はホームページから直接メッセージを送信することができるようになるので、ユーザーがメッセージを送るハードルを引き下げることが可能です。
ただ、メールフォームにはデメリットもあるので、これらのデメリットを理解したうえで、適切な対応を行ったメールフォームを作ることが大切です。
メールフォームってどうやって作れば良いの？とお悩みの方の参考になれば幸いです。
