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Web会議システムZoomを使ったホームページ制作は効率が良い

成果が出るホームページ制作にはWeb会議システムZoomを利用

現在、弊社では、クライアントさまに問題がなければ、なるべくWeb会議システムZoom(ズーム)でのホームページ制作やサイト運営を推奨しています。

その理由は、打ち合わせの品質を落とさず、さらには作業効率が高まるからです。

今回は、当社が考えるWeb会議システムZoomを使ったホームページ制作のメリットをご紹介したいと思います。

Web会議システムZoom(ズーム)とは

Web会議システム(ズーム)とは、Web会議システム、もう少し分かりやすく言うとテレビ会議システムになっています。

例えば、これまでホームページ制作の打ち合わせであれば、Webサイト制作会社がクライアントへ訪問をして、直接会ってヒアリングやプレゼンを行っていました。

しかし、Web会議システムを利用することで、パソコンの前で対面での打ち合わせくらい密なミーティングが行えるようになっています。

もちろんWeb会議システムにはZoom以外にもさまざまなツールがあります。

例えば、Microsoft TeamsやSkype Meet Now、Google Meet、Chatworkなどです。

現在で言えば、どのシステムを利用したとしても、問題はありませんが、昔は唯一、大人数でも非常に安定していて、当社では利用を開始しました。

もちろん、クライアントの要望によっては、どのシステムであっても対応が可能です。

例えば、当社ではまれに海外からお問い合わせをいただくのですが、その際にはGoogle Meetを希望され利用しています。

もちろん、当社ホームページ制作は、中小企業が多く、会社によっては利用した経験がないと言う場合もあると思います。

その場合は利用方法を丁寧にご説明をさせていただくことも可能です。

実際に、当社提案で利用を開始した企業からの声として、「非常に便利なので、今ではうちもな、るべく利用している」という声をいただいています。

初めて利用される方は、よく分からないと思われるかもしれませんが、ぜひともご利用してみてください。

当社にご相談される企業であれば、弊社が丁寧に活用法をお伝えしますし、そうではない場合は、【Zoom 利用法】などで検索をすれば、設定方法などが詳しく掲載されています。

Zoomを使ったホームページ制作のメリット

では、実際にWeb会議システムZoomを使ってホームページを制作するメリットをご紹介します。

移動時間の短縮

最大のメリットは、クライアントもWebサイト制作会社も時間の短縮に繋がると言う点です。

クライアントには、それほど大きな時間の短縮にはなりませんが、Webサイト制作会社は違います。

打ち合わせで訪問するとなると、大体平均的に往復で2時間は必要になってきます。

Zoomであれば、2時間を丸々なくすことが可能になっているのです。

実際に、1日に1社だけ訪問すると考えれば、それほど多くの時間はかかりません。

ただ、4社訪問すると、往復は必要がありませんが、大体当社平均では5時間くらい必要になってきます。

1日の労働時間は8時間になり、そのうち5時間を移動時間に当てるのは非常にもったいないと考えています。

クライアントではなく、Webサイト制作会社のメリットではありますが、これが当社がZoomを利用する最大の理由になっています。

そして当社は営業が企画や設計、ディレクションを行っていて、その5時間を使えるようにすることで、より高品質な企画や設計が可能になります。

より高品質な企画

先述している通り、Zoomを利用することで、5時間時間が浮いてきます。

その時間を利用して、日に1社あたりの作業量が1時間増えるだけでも、調査や企画と設計を検討する時間に回せるようになっています。

当社は成果が出るホームページ制作やサイト運営を売りにしていて、1時間でも余分に時間が取れると言うのはクライアントの成果向上に大きなメリットになっています。

品質は落ちない

Zoomを利用した経験がないウェブマスターに提案をすると、密なミーティングが行えなさそうと言われた経験があります。

しかし、それは問題がなく、ホームページ制作やサイト運営の品質は絶対に落ちません。

Web会議システムを利用した場合と対面している場合で、確かにあったほうが細かな言葉のニュアンスは理解しやすいかも知れません。

ただ、対面で打ち合わせをしていると、資料を自由に提示ができないというデメリットがあります。

対面での打ち合わせは、基本的にはクライアントの会社に訪問させていただき、前もって準備をします。

しかし、準備をする際に、この資料はいらないと思っていたとしても、実際に打ち合わせの中で必要になるケースもあります。

そういった場合、対面だと、「会社に戻ってから資料をメールで送ります」となってしまい、その説明は後日になってくるのです。

しかし、営業担当者は自分のパソコンを利用していて、資料が必要であれば、すぐに資料を提示することが可能です。

そのため、実は密度は高い打ち合わせが可能であると考えていて、対面だから高い、Zoomだから低いということは決してありません。

電話やメールでは伝わりづらい依頼

ホームページ制作ではなく、サイト運営で、電話やメールでは伝わりづらいから直接会って話をしたいという場合に非常に効果的です。

もちろん、金額が大きい場合は、クライアントも遠慮なく来社してくれと言えますが、金額が小さい場合は、往復2時間かかると思うと、少し言いづらくなってくると思います。

そういった場合でも、Zoomであれば、往復時間が無くなり、打ち合わせをして欲しいといいやすいと思います。

実際に当社がホームページを制作したクライアントは、ほぼ電話や対面でのミーティングはなく、すべてをZoomで行っています。

そのため、クライアントの要望通りに改定を行いやすくなっていて、もちろん更新すればするほど成果を向上させることに成功しています。

外注利用案件の精度が向上

当社ではホームページ制作で、ちょくちょく外注を利用しています。

もちろん、クライアントに説明をする際には、それぞれの外注の過去の実績なども提示していて、クライアントが希望される下請け業者に依頼をしています。

外注を利用する案件においては、従来は1案件当たりのコミュニケーション密度が非常に大切になっていました。

例えば、メールで指示をするにしても、伝えた内容をやっていないことや、勘違いをして勝手に別仕様にするケースもあります。

HTMLコーディングやワードプレス実装ではほとんどありませんが、最も多かったのがウェブプログラムのフルスクラッチ開発です。

当社は恥ずかしながら、そこまでウェブシステムに強い会社ではなく、当社の依頼方法が適切ではない可能性ももちろん考えて日々依頼方法を改良しています。

ただ、ウェブシステム開発は、非常に難しいものになっていて、依頼漏れがあると、意図と違う仕様で構築されるケースも見られます。

そのため、この意図を伝えるために、もちろん設計書や仕様書などは作成しますが、それに合わせてZoomを利用することで、より高い精度を出せるようになっています。

特にウェブシステムは一度使ってしまうと、他の箇所への影響も必ず発生するものになっていて、納期を間に合わせるためにも、適切なコミュニケーションが必要です。

Zoom利用により、コミュニケーションをしっかりと行えるようになったという点は、成果を追求したホームページ制作において非常に大きなメリットになっています。

もちろんですが、ウェブシステム開発以外にも、ウェブデザイン作成やコーディングなどにおいても外注利用の場合は、非常に効果を発揮します。

Zoomのデメリットはないと思う

メリットをご紹介しているため、デメリットもご紹介したいと思います。

ただ、実際にデメリットについて調べると、セキュリティー上多少問題があるようです。

当社もあまり詳しくは分かりませんが、Zoom爆弾などのセキュリティの懸念があると多くのブログなどで紹介されています。

代表的な事例として、参加者が会議に無関係な情報や共有してはいけない情報を共有してしまうというリスクだそうです。

実際に、多くの方が、書かれているのですが、オンライン会議に部外者が乱入してきて、関係がない情報などを共有し、画面を占有してしまう事例があったそうです。

基本的には、会議室設定は、予約日時を設定すると、自動で発行されます。

この発行されたURLをすべての参加者に伝えることで、ビデオ会議が行えるようになっています。

そのため、部外者が乱入できないようにパスワードを設定することや、会議室のURLは公開しないというのが大切です。

実際に当社は経験がありませんが、Zoom爆弾は結構情報として出回っていて、しっかりと意識をしていきましょう。

当社が調べた限りで言うと、以下4点が対策法のようです。

  • 会議室にID、パスワードを設定してしっかりと監視
  • 参加者のメールアドレスを設定
  • 待機室を利用
  • 参加者がそろったらミーティングをロックする

上記を行うことで、Zoom爆弾が発生する可能性を限りなく0に近づけるそうなので、不安な方は対策を取るようにしましょう。

ただ、当社では、URLさえ誰にも教えなければ、問題になったケースはなく、本当にここまでする必要があるかという考えで、デメリットになるとは考えていません。

Zoomを使ったホームページ制作例

では、実際に、当社がホームページ制作やサイト運営でZoomを利用している事例をご紹介します。

もちろん、当ウェブページに掲載している以外にも、さまざまな事例はありますが、代表的な事例をご紹介します。

東京と京都、大阪でのミーティング

当社がホームページを制作している案件で、東京と京都の企業が1つのホームページ制作を行うという案件があります。

京都の会社がお金を出し、東京の会社が運営を委託されているという仕組みになっています。

もちろん、京都の会社に最終決定権はありますが、自社の考えだけを押し付けたホームページ制作やサイト改定は行っていません。

もともとは、京都の会社と大阪である当社が電話やメール、対面で打ち合わせをして、決定された内容を京都の会社が東京の会社に伝えていました。

ただその際に、東京の会社から反対意見が出ると、また京都の会社と当社で打ち合わせをしていたのです。

これは非効率だということで、現在では、Zoomを使って、東京と京都、大阪で繋ぎ、ミーティングを行っています。

これにより、サイト運営効率は飛躍的に高まり、成果が向上はしていないと思いますが、効率的なサイト運営が可能になりました。

ちょっとした依頼がしやすくなった

大阪市城東区のクライアントで、当社からは10分程度の距離にある会社でもZoomを使って打ち合わせを行っています。

ホームページの制作は、規模も大きいですし、金額も大きくなり、訪問した打ち合わせを行っていました。

しかし、公開後では、実はそれほど見積額が大きくなるような依頼がなく、クライアントとしても、来社してもらうのは申し訳がないと考えられていたそうです。

また、さらには、そちらの企業さまは、エンドユーザーが会社に訪問をする店舗型ビジネスになっています。

そしてそれほど大きな会社ではなく、クライアントと当社がミーティングを行うスペースの横で、エンドユーザーとクライアントがミーティングを行う必要がありました。

余り訪問頻度が大きいと、クライアントの営業妨害になるという点からも、実はあまり依頼がしづらい環境になっていたのです。

そのため、従来は、内容をある程度まとめてご依頼をいただいていたのですが、Zoomを利用することで解消ができています。

というのも、まず来社をしてもらうのが申し訳ないという点は解消ができています。

さらには、ある程度しっかりとスケジューリングを行っていれば、エンドユーザーの邪魔にはならないのです。

もちろん、Zoom中にウェブマスターではなく営業がアポを入れていて、それを社内で情報共有ができなかった場合も実際にはありました。

その場合は、来店があれば、「来客があったので一度切り、続きは後日でも良いか」と聞かれれば、もちろん問題がありません。

ただ、来社していると、来客があったから帰ってくれとは言いづらいです。

そのため、Zoomを利用し始めてからクライアントに、ちょっとした依頼がしやすくなったので、常に最適なホームページであり続けられるとお喜びをいただいています。

他府県のクライアントとのミーティング

弊社は大阪だけではなく、日本全国にクライアントがいます。

京都や神戸、奈良などの近隣であれば、訪問をさせていただくことも可能ですが、名古屋や東京となると訪問が難しくなってきます。

もちろん、交通費をご負担いただければ、訪問も可能ですが、そこまでして大阪のWebサイト制作会社に依頼したいというケースは本当に稀です。

そして実際に、名古屋のクライアントには、ホームページ制作やサイト運営の中で、Zoomを使ったミーティングを行っています。

クライアントの反応は、メールと電話だけのころと比べて、非常に内容が分かりやすく伝えやすくなったとお喜びをいただいています。

リアルタイムで打ち合わせ

当社では、ホームページを制作後に、無料サポート範囲を広げています。

それは、公開するだけでは成果が出ないためであり、しっかりとサポートを行い続けることで、お客さまへ成果をお届けしています。

そして、サイト更新をしていると、どうせ1ページを作成するのであれば効果を出したいと思うのは当然だと思います。

そのため、公開後は結構な頻度で問い合わせがあるのですが、その際にZoomを利用することで、打ち合わせを密にすることが可能です。

例えば、電話であれば、説明をするクライアントも、説明をされる当社もイメージを掴んでいく必要があります。

ただ、Zoomを利用すれば、実際の画面を見せていただきながら話ができ、非常に効率を高めることに成功しています。

ただ、クライアントが希望されれば、クライアントだけの時間で対応はできず、当社の都合も加味していただく必要があります。

ただ、短時間で終わるということであれば、担当者が社内にいる間であれば、お客様都合でリアルタイムでの打ち合わせが可能です。

Web会議システムZoomに関するご質問

Web会議システムZoomに関するよくあるご質問と回答をご紹介します。

設定方法が分からない

設定方法が分からない場合でもご安心ください。

当社がホームページを制作する際に、もし利用法が分からない場合は、丁寧にご紹介をいたします。

ただ、Zoomの設定方法だけをサポートして欲しいというご依頼はお受けできません。

というのも、見積書を作成するほど難しくも技術力も不要になっているからです。

そのため、単に設定方法を知りたいだけの場合は【Zoom 活用法】などでグーグル検索をすれば、さまざまなホームページが紹介されています。

利用が初めてだけど問題ない?

実際に当社も、Zoomを利用し始めたのは、結構後発になっています。

確かに初めて利用する際には、これで良いのかな?など、さまざまな点で悩みました。

ただ、それほど難しいツールではなく、もし初期設定を間違えていた場合などでも、特に問題が無いように感じます。

そのため、初めての方でも安心してお申し付けいただければと思います。

また、先述もしていますが、必要な情報があれば、質問いただければ、弊社が把握している内容であれば、丁寧にご説明をいたしますのでご安心ください。

どんなWeb会議システムが使える?

原則Zoomを推奨していますが、Microsoft TeamsやSkype Meet Now、Google Meet、Chatworkなど、無料のWeb会議システムであればどれでも対応が可能です。

もし、すでに何かお使いのシステムがあるようでしたら、お気軽にご指定ください。

当記事やサービスについてなど、ご興味がございましたら、お気軽にご相談ください。

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