ホームページ制作を依頼すると、打ち合わせの前にヒアリングシートへの記入を求められることがあります。何を聞かれるのか分からず、回答に迷ってしまう方も多いのではないでしょうか。
この記事では、ヒアリングシートに記載する主な項目や、回答する際に押さえておきたいポイントを解説します。あわせて、当社が実際に使用しているテンプレーも紹介しますので、これからホームページ制作を依頼する方はぜひ参考にしてください。
ホームページ制作のヒアリングシートとは
ホームページ制作の打ち合わせでは、事前にヒアリングシートと呼ばれる資料への回答を求められることがあります。これは、制作会社が依頼者の希望や現状の課題を整理し、的確な提案や設計を行うために作成する質問形式の資料です。
制作の目的やターゲット、掲載したいコンテンツといった情報をあらかじめ言語化しておくことで、打ち合わせでの認識のずれを防げます。ホームページ完成後に思っていたものと違うという事態を避けられるのも、大きなメリットといえるでしょう。特にリニューアルの場合は、現状の課題を明確にすることが改善への近道になります。
送付されるタイミングは制作会社によって異なり、事前にメールで届くケースもあれば、初回の打ち合わせで一緒に記入していくケースもあります。回答する側にとっても、自社の強みや目指す姿を見つめ直すきっかけになる資料です。
ヒアリングシートに必要な項目一覧
ホームページ制作の初回打ち合わせでは、制作会社がヒアリングシートに沿って質問を行うのが一般的です。ここでは、多くの制作会社が実際に使用しているヒアリングシートを参考に、代表的な項目例を紹介します。
基本情報
ヒアリングシートの冒頭では、会社名や所在地、電話番号、ご担当者名、連絡先メールアドレスといった基本情報の記入を求められます。
制作会社がこれらを正確に把握しておくことで、見積書や契約書の作成、打ち合わせの日程調整をスムーズに進められます。社内に担当者が複数いる場合は、誰が窓口になるのかをヒアリングシートに明記しておくと、連絡の行き違いを防げます。
ホームページに掲載する会社概要の内容と異なる場合は、その旨もあわせて伝えておくと安心です。難しく考えず、正確な情報を記入すれば十分な項目です。
制作の目的とゴール
次に聞かれるのが、ホームページを制作する目的とゴールです。
問い合わせを増やしたいのか、商品を販売したいのか、採用につなげたいのかによって、必要なコンテンツや設計は大きく変わります。ヒアリングシートには、可能な範囲で具体的な数値目標もあわせて記入すると、制作会社が施策を検討しやすくなります。例えば、月間の問い合わせ件数を現状の2倍にしたいといった内容です。
目的が曖昧なまま進めると完成後に成果を実感しにくくなるため、この項目はヒアリングシートの中でも特に重要な部分といえます。
ターゲットユーザー
ホームページを見てほしい相手、つまりターゲットユーザーもヒアリングシートで確認される項目です。
年齢層や性別、居住エリア、抱えている悩みなど、できるだけ具体的にイメージを共有することが求められます。ターゲットが明確になるほど、デザインの方向性や掲載する文章のトーンを絞り込みやすくなります。
普段の接客で多い年代や、リピーターになりやすいお客様の特徴を思い出しながら記入すると、実態に近いターゲット像をヒアリングシートに落とし込めます。漠然とした表現よりも、実在するお客様を思い浮かべて答えるのがコツです。
掲載したいコンテンツ
ホームページに掲載したい内容も、ヒアリングシートで整理しておきたい項目です。
会社概要やサービス紹介、料金表、お客様の声、よくある質問など、盛り込みたいコンテンツを思いつく限り書き出しておきましょう。制作会社は、この情報をもとにサイト全体のページ構成を検討します。掲載したいコンテンツに迷う場合は、優先度の高いものから記入すれば問題ありません。
既存のパンフレットや会社案内があれば、ヒアリングシートとあわせて共有すると、伝えたい内容がより正確に伝わります。
デザインの希望
デザインの希望も、ヒアリングシートで欠かせない項目のひとつです。
使いたい色味やイメージするテイスト、参考にしたいホームページのURLなどを記入します。言葉だけで好みを説明するのは難しいため、気に入っているホームページを2〜3件挙げると、制作会社に意図が伝わりやすくなります。逆に避けたいデザインがあれば、それもヒアリングシートに書いておくと認識のずれを防げます。
ロゴや会社カラーが決まっている場合は、その情報もあわせて記入しておきましょう。
必要な機能・システム
問い合わせフォームや予約システム、会員登録機能など、ホームページに必要な機能もヒアリングシートで確認されます。
現在の業務でどのようなやり取りが発生しているかを振り返ると、必要な機能を洗い出しやすくなります。例えば、電話での予約が多い場合はオンライン予約機能を追加することで、業務負担の軽減につながることもあります。
機能が増えるほど制作費用や納期にも影響するため、優先度をつけてヒアリングシートに記入しておくと、予算に応じた提案を受けやすくなります。
競合サイト
競合他社のホームページに関する情報も、ヒアリングシートで聞かれることがあります。
同業他社の中で気になるホームページや、デザイン面・機能面で参考にしたい同業他社の中で気になるホームページを挙げておきましょう。制作会社は競合サイトを分析することで、差別化できるポイントや業界内での立ち位置を把握しやすくなります。
良い点だけでなく、使いにくいと感じた点をヒアリングシートに書き添えておくと、自社サイトで同じ課題を避ける設計につなげられます。
予算・希望納期
最後に、予算と希望納期もヒアリングシートで必ず確認される項目です。
あらかじめおおよその予算感を伝えておくことで、制作会社は実現可能な範囲の提案を行いやすくなります。納期についても、キャンペーンや繁忙期など、公開したい時期が決まっている場合はヒアリングシートに明記しておきましょう。
予算や納期を伝えることに抵抗を感じる方もいますが、情報を伏せたままだと、想定より高い費用や、希望に沿わない納期を提案されてしまう原因にもなります。
ヒアリングシートに回答する際のポイント
ヒアリングシートは、記入の仕方によって、制作会社への伝わり方が大きく変わります。曖昧な回答のまま提出すると、打ち合わせで確認事項が増え、進行が遅れることもあります。ここでは、回答する際に押さえておきたいポイントを紹介します。
曖昧な表現を避けて具体的に答える
ヒアリングシートに答える際は、抽象的な言葉を避け、できるだけ具体的に記入することが大切です。
例えば「おしゃれな雰囲気にしたい」という要望だけでは、制作会社によって解釈が分かれてしまいます。「シンプルで清潔感のあるデザインにしたい」「同業他社より高級感を出したい」など、方向性を補う言葉を添えると、意図が正確に伝わりやすくなります。数字で表せる項目は、可能な範囲で具体的な数値を記入しましょう。
曖昧な回答のままヒアリングシートを提出すると、打ち合わせで確認事項が増え、進行が遅れる原因になります。
分からない項目は無理に答えない
ヒアリングシートには、専門的な内容や自社だけでは判断しづらい項目が含まれることがあります。
このような場合、無理に答えを埋める必要はありません。わからない部分は空欄のままにするか、素直に「分からない」と記入しておきましょう。無理に答えを作ってしまうと、実際の希望とは異なる内容が制作会社に伝わり、見当違いの提案につながる原因になります。判断に迷う項目があれば、ヒアリングシートを提出する前に制作会社へ相談するのもひとつの方法です。
分からないことを分からないと伝える姿勢が、精度の高いホームページ制作につながります。
デザインの好みは参考サイトを使って伝える
デザインの好みは、言葉だけで正確に伝えるのが難しい項目です。
「かわいい」「かっこいい」といった表現は人によって受け取り方が異なるため、ヒアリングシートには気に入っているホームページのURLをあわせて記入することをおすすめします。同業他社に限らず、色使いやレイアウトが好みに近いホームページであれば参考になります。反対に避けたいデザインがあれば、そのホームページも書き添えておくと、方向性の食い違いを防げます。
参考サイトを2〜3件挙げるだけでも、制作会社がイメージをつかみやすくなり、デザイン提案の精度が上がります。
社内の意見は事前にすり合わせておく
ヒアリングシートに記入した内容は制作の土台として扱われるため、提出前に社内で意見をすり合わせておくことが重要です。
担当者一人の判断で記入すると、後になって経営者や他の担当者から異なる意見が出て、方向性の修正が必要になるケースがあります。特にデザインや掲載するコンテンツは、関係者によって考え方が分かれやすい項目です。ヒアリングシートを提出する前に、社内で決定した内容として認識を統一しておくと、打ち合わせ後の手戻りを防げます。
関係者が複数いる場合は、誰の意見を優先するかも決めておくと安心です。
ホームページ制作のヒアリングシートテンプレート
当社では、ここまで紹介した項目をベースにしたオリジナルのヒアリングシートを使用しています。ただし、すべての項目を最初からお客様だけで埋めていただくわけではありません。実際の打ち合わせの中で会話をしながら、必要な内容を一緒に整理していくスタイルで進めています。
基本情報や目的、ターゲットといった項目に加えて、コーポレートカラーやフォントの指定、対応デバイス、ドメインやサーバーの情報など、制作を進めるうえで欠かせない技術的な項目も含まれています。専門的な内容が多いため、わからない部分があっても問題ありません。担当者が一つひとつ確認しながらヒアリングを進めますので、安心してご相談ください。
まとめ
ホームページ制作のヒアリングシートとは、制作会社が作成し、お客様に回答いただく資料であり、打ち合わせをスムーズに進めるための重要な役割を担っています。
基本情報や制作の目的、ターゲットユーザーなど、記入する項目は多岐にわたりますが、曖昧な表現を避けて具体的に答えることや、わからない項目は無理に埋めないことを意識すれば、精度の高い回答につながります。
当社でも、紹介した項目をベースにしたヒアリングシートを使用しながら、お客様と一緒に内容を整理しています。ヒアリングシートへの理解を深め、ホームページ制作をスムーズに進める参考にしてください。
