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WordPressの操作マニュアルは管理画面に内蔵！紙やPDFはもう不要
WordPressの操作マニュアルがPDFや紙で提供されていると、必要な情報を見つけるのに手間がかかります。ページ数が多かったり、目的の内容を探すのに時間がかかったりして、実際の更新作業とは別の負担が発生しがちです。そこでおすすめなのが、操作手順をそのまま管理画面に記載してしまう方法です。
本記事では、従来のマニュアル運用の課題と、管理画面に説明を内蔵するメリットについて紹介します。
目次
紙やPDFのWordPressの操作マニュアルが不要な理由
WordPressの操作マニュアルを紙やPDFで用意しても、すぐに古くなったり、運用の手間がかかったりするケースが多く見られます。ここでは、紙やPDFのマニュアルが不要だと考えられる理由を紹介します。
仕様変更やバージョンアップでマニュアルがすぐに古くなる
WordPressは定期的にバージョンアップが行われており、それに伴って管理画面のUIや設定項目の構成が変更されることがあります。たとえば、ボタンの位置が変わったり、メニュー構成が変化したりすると、これまでのマニュアルの内容が実際の画面と一致しなくなります。
さらに、プラグインのアップデートやカスタムフィールドの追加・削除といった個別の機能変更が発生するたびに、マニュアルも更新しなければなりません。
こうした変更は頻繁に起きるため、マニュアルを常に最新の状態に保つには多大な労力がかかります。場合によっては、作ったばかりのマニュアルが数週間後にはもう使えなくなることすらあります。
その結果、古いマニュアルを使って誤操作が発生したり、更新担当者が混乱してしまうリスクが高まります。
マニュアルの保管や共有が手間になる
操作マニュアルがPDFや紙で提供された場合、それを保管・共有する負担が発生します。
ファイルが社内のどこに保存されているのか分からなくなったり、メールでやり取りしているうちに最新版が埋もれてしまったり、印刷された紙がどこかに紛れてしまうといったトラブルも少なくありません。
特に複数人でホームページを更新する場合、誰がどのバージョンのマニュアルを参照しているか分からない状態になることがあり、ミスや認識ズレの原因になります。
知りたい情報をすぐに見つけられない
PDFや紙のマニュアルでは、情報を構造化して整理するのが難しいという問題があります。
たとえば、「特定の投稿タイプの画像サイズ」や「ボタンの使い方」など、細かい情報を探すときに、数十ページあるマニュアルの中から該当箇所を見つけるには、目次や検索機能に頼る必要があります。
しかし、PDFの検索は思ったようにヒットしないことも多く、紙媒体に至っては一枚一枚めくるしかありません。結果として、作業のたびにマニュアルを開いて探すという非効率なループに陥ってしまうのです。
WordPressの操作マニュアルを管理画面に書く方法
紙やPDFで操作マニュアルを作ると、更新のたびに修正が必要になったり、社内での保管・共有に手間がかかったりする課題があります。そこでおすすめなのが、操作説明をWordPressの管理画面に直接記載する方法です。ここでは、代表的な2つの方法を紹介します。
プラグインのAdvanced Custom Fields（ACF）を使う
Advanced Custom Fields（ACF）は、WordPressの管理画面にカスタムフィールドを追加できるプラグインで、各フィールドに説明文を設定することができます。
たとえば、画像の推奨サイズや入力ルール、ボタンの使い方などを、項目ごとに丁寧に記載できます。これにより、更新担当者は投稿画面上で必要な情報をすぐに確認でき、操作ミスや作業の手戻りを減らせます。
専門的なコードを書かなくても、画面上の操作だけで設定できるため、導入が簡単です。
functions.phpに記述する
プラグインを使わず、テーマファイルのfunctions.phpにコードを追加して説明文を表示することもできます。たとえば、投稿画面のタイトル入力欄の下に注意書きを表示するには、以下のようなコードを使います。
function add_custom_editor_note() {
echo '<div style="padding:10px; background:#fefbe5; border:1px solid #ccc; margin-bottom:15px;">
<strong>【更新時の注意】</strong><br>
アイキャッチ画像は1200×630px推奨。<br>
タイトルは全角32文字以内を目安にしてください。
</div>';
}
add_action('edit_form_after_title', 'add_custom_editor_note');
HTMLも使えるので、装飾やリスト形式にも対応可能です。ACFよりも軽量で柔軟ですが、PHPの基本知識が必要になります。
WordPressの管理画面に操作マニュアルを書く時の注意点
WordPressの管理画面に操作マニュアルを記載することで、更新作業がスムーズになりますが、効果的に活用するためには書き方や運用方法にポイントが必要です。ここでは、実際に説明文を追加する際に押さえておきたい注意点を紹介します。
更新担当者の声をもとに説明内容を整える
WordPressの管理画面にマニュアルを書くときは、実際に更新作業を行う人たちの声をもとに内容を整えることが大切です。「この操作は分かりづらい」「ここでいつも迷う」といったリアルな意見は、ひとりで作ったマニュアルでは気づけない改善点につながります。
たとえば、社内で複数人が更新を担当している場合は、実際に作業しているメンバーに意見を募り、説明内容を調整すると実用性が高まります。
すべての使う人の視点を取り入れることが、ミスの防止や運用のスムーズさにつながります。
当たり前の内容でもできる限り記載する
操作に慣れると、つい「これは書かなくてもわかるだろう」と思ってしまいがちです。しかし、更新作業をする人すべてが同じレベルの知識を持っているとは限りません。
たとえば、画像のアップロード方法や見出しの使い方など、一見当たり前に思える操作でも、初めて触れる人にはハードルになることがあります。
小さなことでも丁寧に書いておくことで、誤操作や更新ミスを防ぎ、安心して作業ができる環境をつくることができます。
管理画面のレイアウトが変われば記載内容を変更する
WordPressやプラグインのバージョンアップによって、管理画面のレイアウトや操作の流れが変わることがあります。そうした変化があったときに、説明文がそのままだと、実際の画面と合わず、混乱を招く原因になることがあります。
たとえば、ボタンの位置が変わったり、入力項目が増えた場合などは、必要に応じて説明内容を見直すことが大切です。画面の変化に合わせて都度更新しておくことで、常に使いやすい状態を保つことができます。
まとめ：WordPressの更新マニュアルは管理画面で完結できる
紙やPDFで作成されたWordPressの操作マニュアルは、更新のたびに修正が必要になるうえ、保管や共有に手間がかかります。こうした負担を減らす方法として、管理画面に直接説明を記載する運用は非常に効果的です。
プラグインなどを活用すれば、誰でも手軽に使いやすいマニュアルを作成でき、内容の更新も簡単に行えます。紙やPDFに頼らず、管理画面に必要な情報を集約しておくことで、運用効率の高いWordPressサイトを実現することが可能です。
管理画面に操作マニュアルを組み込むことで、更新担当者にとって使いやすく、運営側にとってメンテナンスしやすい環境が整います。実践的な選択肢として、ぜひ一度検討してはいかがでしょうか。
