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中小企業のホームページ運用は何人体制？人数別の役割分担も解説
多くの中小企業ではホームページ運用を限られた人数で行っており、担当者が1名のみというケースも少なくありません。人数が少ないことで更新が滞ったり、トラブル時の対応に時間がかかるといった課題が見られます。
この記事では、中小企業のホームページ運用において、1名体制だと問題が発生しやすい理由や、理想的な担当者数とその役割を、当社の実績をもとに紹介します。自社に合った運用体制を考える参考になれば幸いです。
目次
実績では中小企業のホームページ運用担当者は1名が多い
当社がこれまでホームページ制作を担当してきた中小企業の多くでは、営業担当者や総務スタッフが兼任してホームページを運用しており、1名体制が一般的です。専任のWeb担当者を置く余裕がなく、日々の更新や問い合わせ対応だけで手一杯というケースは珍しくありません。
1名体制はコストを抑えられるというメリットがある一方で、業務の負担が集中しやすく、ホームページの改善や情報発信まで手が回らないことがよくあります。また、特定の担当者しか内容を把握していない状態が続くと、業務の属人化が進みやすくなる点にも注意が必要です。
このように、現場では1人での運用が主流である反面、課題も多いのも実情です。ホームページをより効果的に活用していくためには、体制の見直しや業務の分担を検討することが大切になります。
ホームページ運用担当者が兼任かつ1人だと起きやすい問題
中小企業では、営業や総務などの業務を担いながら、ホームページ運用を兼任している担当者が1人だけという体制が珍しくありません。こうした環境では、作業の偏りや対応の遅れ、情報共有の不足など、さまざまな問題が発生しやすくなります。ここでは、実際に起こりがちな代表的な問題を紹介します。
ホームページの更新が後回しになりやすい
日々の業務に追われていると、ホームページの更新はどうしても優先順位が下がりがちです。特に、通常業務とホームページ運用を兼任している担当者の場合、ページの改善や新しい情報の追加が後回しになることも多く、結果としてサイト全体が古い印象になってしまいます。
更新頻度が低下すると、ユーザーの信頼を得にくくなるだけでなく、検索エンジンからの評価にも悪影響を及ぼす可能性があります。
トラブル対応に時間がかかる
ホームページが表示されない、メールが届かないといったトラブルが発生した際に、兼任の担当者が1人だと迅速な対応が難しくなります。他の業務に手が取られている場合や、専門的な知識を持っていない場合は、原因の特定や復旧作業に時間がかかってしまいます。
結果、ユーザーの離脱や取引機会の損失につながる恐れがあり、事業に直接的な影響を与えることがあります。
知識やスキルに偏りが生じる
1人の担当者がすべての運用業務を担う場合、得意・不得意の差が出てきます。たとえば、デザインは得意でもSEOには詳しくない、あるいは更新作業はできてもコンテンツの企画や分析が苦手といったケースです。
知識やスキルの偏りは、ホームページの全体的な品質や結果に悪影響を及ぼします。
属人化のリスクが高い
運用業務を特定の1人に依存していると、その人が急に退職したり長期休暇を取った際に更新が滞ってしまうリスクがあります。情報や作業フローが他の社員と共有されていない場合、引き継ぎもうまくいかず、最悪の場合ホームページの管理ができなくなることがあります。
属人化が進むと、組織としての柔軟性が失われ、継続的な運用に支障をきたす可能性があります。
中小企業のホームページ運用担当者の人数と役割
企業の規模や運用目的によって最適な担当者数は異なりますが、ここでは1名〜4名体制を想定し、それぞれの役割分担について紹介します。
担当者が1名の場合の運用方法
担当者が1名の場合は、業務を絞り込みながら効率的に運用することが求められます。特に重要なのは、新しい情報の追加と集客対策の2点です。
新しい情報の追加では、最新の取り組みや事例などを正確に訪問者へと発信することが大切です。継続的な情報公開によって、ホームページの情報鮮度を保ち、自社の活動や信頼性を明確に伝えることができます。
集客対策としては、SEO対策やSNS活用などが挙げられます。SEOでは、ホームページのテーマに関連した新規ページを追加することが効果的です。SNSを活用する場合は、投稿内容と連動させてホームページを更新したり、SNSからホームページへとリンクを設置することが重要です。
もちろん、ホームページの目的によって取り組むべき内容はさまざまですが、当社の制作実績では、1名体制であってもこの2点に絞って継続的に運用することで、十分に高い効果を上げている企業が多く見られます。
担当者が2名の場合の役割分担
2名体制では、限られた人員の中でもある程度の役割分担が可能になります。よくある分担の例として、1人がコンテンツの更新作業を担当し、もう1人が技術管理や分析を担うパターンが挙げられます。
たとえば、Aさんがページの作成や画像の差し替えを行い、BさんがサーバーやCMSの管理、アクセス解析を担当する形です。この体制では、日常的な運営を回しながら、最低限の改善も進められる点が強みです。
一方で、突発的な業務やトラブル対応が発生すると手が回らないこともあるため、業務の優先順位を明確にし、必要に応じて外部に依頼できる体制も意識すると安定します。
担当者が3名の場合の役割分担
3名体制になると、役割がより専門的に分けられるようになります。典型的な例としては、コンテンツ担当と技術担当、分析担当の3軸で分担するケースです。
コンテンツ担当は文章作成やビジュアルの更新を行い、技術担当はサーバーやシステムの管理、分析担当はSEO戦略の立案やアクセス解析、改善提案などを担います。
この体制は、日々の更新と中長期的な改善を両立しやすく、成果に結びつく運用が可能です。また、1人が休んでも残りの2人でカバーしやすく、属人化のリスクも低減されます。
ホームページを本格的な営業ツールとして活用したい中小企業にとっては理想的な体制といえます。
担当者が4名の場合の役割分担
4名体制では、業務をそれぞれの専門分野に分けて担当できるようになります。たとえば、ライティング、デザイン、システム、マーケティングといった分野ごとに役割を明確にすることで、それぞれが自分の強みを活かし、効率的に運用を進めることができます。
この体制では、質の高いコンテンツ制作や洗練されたUIデザイン、システムのセキュリティ対策、SEOやアクセス解析などの高度な対策にも対応可能です。こうした取り組みをスピーディーに進めることで、ホームページから成果を出しやすい体制が実現できます。
ただし、人数が増える分、情報共有や意思決定のプロセスがより重要になります。定期的な打ち合わせや役割の見直しを通じて、チーム全体のパフォーマンスを最大化できる環境を整えることが求められます。
内製だけに頼らず外注もうまく活用しよう
中小企業のホームページ運用では、たとえ担当者が何名いる場合でも、すべてを社内で完結させるのは現実的ではありません。コンテンツ制作やSEO対策、システム管理、デザインの改善など、それぞれに専門的な知識と技術が求められるため、社内だけで高いレベルを維持し続けるのは難しくなります。
だからこそ、信頼できる外注パートナーを確保しておくことが、安定した運用に繋がります。 定期的な改善提案や緊急時の対応など、外部の力を柔軟に取り入れることで、より高い成果を目指すことが可能になります。
重要なのは、単なる作業依頼先ではなく、目的や方針を共有できる外注を選ぶことです。長期的に伴走してくれるパートナーと連携することで、内製と外注を組み合わせた効率的なホームページ運用が実現できます。
まとめ：適切なホームページ運用担当者の人数を揃えよう
ホームページの運用体制は、企業の規模やリソースによって大きく異なります。
中小企業では1名体制が多いものの、業務の集中や対応の遅れといった課題が起こりやすい傾向にあります。適切な人数と明確な役割分担がなされていることで、更新がスムーズに行えるだけでなく、トラブルへの対応やホームページの成果向上にもつながります。
無理に人数を増やす必要はなく、自社の目的や運用状況に合わせて、最小限のリソースでも最大限の成果を出せる体制を整えていくことが重要です。また、体制の大小にかかわらず、信頼できる外注パートナーと連携することも、安定した運用と成果の継続に欠かせない要素です。
柔軟な発想で運用体制を見直しながら、より効果的なホームページ運用を目指しましょう。
